2022年10月12日

初めてPMをやる人でも、簡単に顧客要件の優先度を付けられる方法

writing by Yuichiro Hayashi *このコラムはiPM naviで配信しています

あれもやりたい、これもやりたい、それがあれば便利だ... これは、システム開発のプロジェクトで、顧客が頻繁に口にする言葉ですねよ。 あなたも経験があると思います。 当然、PMであれば顧客の要望を100%取り込んだシステムを作り上げて、顧客の喜ぶ姿を見たいものです。 しかし、プロジェクトはお金と時間という縛りがある訳で、全てのリクエストを盛り込むのは難しいものですよね。 そんな時には、顧客に優先度を付けてもらわないとプロジェクトが破綻します。 しかし、顧客自身も優先度を付けられない場合は、あなたがリードしなければなりません❗️

監修：MIRIO

2003年に大手コンサルファームBにジョイン。PMとして多くの炎上プロジェクトで火消し役として活躍。 2008年に大手事業会社のコンサル企業にジョイン。同社のグループ会社のシステム全般における企画・提案・マネジメントに従事。 2013年にSIer・製造メーカの代表取締役に就任し、大手コンサルファームや大手事業系DX企業で培ったDXコンサルティングやプロジェクトマネジメンの経験とノウハウを活かして、ICTコンサルティング分野へ進出しビジネスを拡大する。

あなたがプロジェクトに参画して、頭を悩ますものの一つに『要件の変更』や『曖昧な要件内容』に振り回されることじゃないでしょうか？顧客は開発ベンダーにシステム作りを依頼する際に提示するRFPに『今回のプロジェクトで実現する要件』を、ちゃんと記載してくれています（はずです...）。それを鵜呑みにしちゃいけません。なぜならば、RFPをもらってから時間が経過していることにより、顧客要件というのは増えたり、減ったり、変わったりするからです。これには幾つかの要因があるんですね。 1.顧客を取り巻くビジネス環境の変化によって要件が陳腐化した。 2.顧客のプロジェクト担当者自身も要件がもたらすビジネス効果が分からない。 3.突然のトップダウンで要件が変更される。このことは、PMとして受け入れてプロジェクトを推進するのが大事なんですね。そのためには、要件の優先度を付けていくというアクションです。このアクションは、プロジェクト計画工程、要件定義工程、基本設計工程の3段階で行うことが効果的ですよ。ところで、なぜ要件に優先度を付けるのでしょうか？今回は、プロジェクト計画工程にフォーカスして解説していきますね😀

なぜ要件に優先度を付けるのか？

プロジェクト計画では、スコープを明確にしなければなりません。スコープを明確にする作業として、顧客要件の将来性を確認して、優先度を付けてビジネス効果が期待できる要件を選んでいきます。ただし、優先度の付け方を間違えると、顧客はビジネスの恩恵を得られなくなるんですね。そのため、優先度を付ける指標を設けて、その定義に従って優先される要件を整理しなくてはなりません。また、優先度の指標はプロジェクト計画の段階で決めておきましょう！

優先度の指標(重要度と緊急度)

優先度の指標は、重要度と緊急度の2軸から成り立ってるんですね。重要度とは、課題を放置していたらビジネスに悪影響を与える度合いです。緊急度とはスピードであり直ぐに実行しなければならないものを意味します。あなたが、これらの意味合いを知ってるだけで、顧客と要件の優先度を付ける会議をリードできちゃうんです。それでは、重要度と緊急度について、もう少し触れてみましょう。

要件における重要度と緊急度に定義

スコープを決める時って、顧客要件を重要と緊急度に当てはめるてくださいね。そのとき、重要度は将来的に陳腐化しない要件をシステム化しなければ顧客のビジネスに悪影響を与える度合いでです。緊急度は直ぐにでもシステム化する必要がある要件です。このように区別してくださいね。

優先度マトリックス

顧客要件は、重要度と緊急度をビジュアル的に区別するために『優先度マトリックス』で優先度1・優先度2・優先度3・優先度4に整理していきます。このマトリックスは、とても重要です❗️しっかり覚えておきましょう😀 さて、プロジェクトにおける顧客要件の優先度の定義は以下のとおりです。優先度1：システム化しないと企業として存在を脅かす要件優先度2：予測される企業の危機をシステム化することで回避できる要件優先度3：法律の改定等の期限が迫っている要件優先度4：重要性と緊急性が低いが、予算とスケジュールに余裕があった場合にシステム化できれば良いだろうと思われる要件この優先度を覚えておくだけで、顧客からの無理難題・意味のない要件追加や変更を穏便に処理できますよ😀

優先度を付ける

ここまで、優先度の2軸である重要度と緊急度をお話ししてきました。次に優先度の付け方になります。あなたは、優先度マトリックスの定義に従って、顧客要件の将来性を考慮して優先度を付けていきます。顧客は、概ね優先度が考えられ将来性を決めているはずです。しかし❗️優先度1から優先度4に顧客要件を当てはめる時に、判断に迷う場合があります。そのような時は、『顧客要件がプロジェクトの予算を増やしてでも、期間内にシステム化しなくてはならないのか』を考えてください。これは、プロジェクトの目的によって決まります。ここで、事例を挙げて優先度マトリックスで整理してみますね。

このような、ピンポイントのプロジェクト目標であれば、達成を目的としているので、優先度は『1』となります。次は、ピンポイントではないのですが、優先度1に関連する要件と考えられるため、優先度1または優先度2になると想定できますよね。

まとめ

どうでしたか、顧客の要件に優先度を付けるコツを理解してもらえてでしょうか？優先度は、重要度と緊急度の2軸から成り立っていて、それぞれの意味合いを押さえておけば、難しく考えることもないんですね。また、優先度は4つに分けられます。優先度1：システム化しないと企業として存在を脅かす要件優先度2：予測される企業の機器をシステム化することで回避できる要件優先度3：法律の改定等の期限が迫っている要件優先度4：重要性と緊急性が低いが、予算とスケジュールに余裕があった場合にシステム化できれば良いだろうと思われる要件顧客の要件を全て実現できるような、時間とお金がたんまりあるようなプロジェクトってありませんよね😔 やはり、やる要件、やらない要件、次回のプロジェクトに回す要件って分けるべきなんですね。ただし、顧客に『要件に優先度を付けてください』ってお願いしても、『全て優先度は高い』なんて言われるだけなんですね。そのため、あなたが優先度を付けるアクションをリードしていってくださいね。これで、貴方も顧客もHAPPYになれます😀

最後に：QAセッション

失敗プロジェクトの原因に関する質問に答えるQ&Aセッションを設けています。皆さんの疑問や質問に対応することができます。失敗プロジェクトに対する理解を深め、同じような失敗を回避するためのアドバイスをします。 iPM naviのサイトにアクセスしてコミュニティーに登録してください。大手コンサルファームの社員や出身者が無料でアドバイスします。ファームの人材とコミュニケーションが取れるイイ機会です。是非、ご利用ください。またコミュニティでは今回の失敗プロジェクトをプロジェクトの教訓としてリスク管理表にまとめました。こちらも併せてチェックしてください!!