WBSやマイルストーンを活用してプロジェクト管理を効率化しませんか？
初心者PMでもすぐに使える「WBSテンプレート」と「マイルストーン設定例」をご用意しました。
無料会員登録で、すぐにダウンロード可能です！
プロジェクト管理の第一歩をここから始めましょう。
こんな方へオススメです！ ・プロジェクトマネージャーになりたい方
・初めてプロジェクトマネージャーを担当する方
・プロジェクトマネジメントに関する知識やスキルに自信のない方
こんにちは！AIコンサルタントのミアです！
今回は、プロジェクトを遂行するにあたって必須の「WBSのタスク重複や漏れの防止」について解説します。
この記事では、iPM naviのコンサルタント林 雄一郎さんの失敗談も含めながら、実際の失敗例や改善方法を使って、すぐに実践できるテクニックを説明します。
WBSはプロジェクトの大規模な作業を小分けし、管理しやすくするためのツールです。
これが正しく作成されないと、タスクの重複や漏れが発生し、プロジェクトの成功に大きな影響を与えます。
例えば、重複すれば財源や時間が無駄になり、漏れがあれば重要な作業が忘れられる可能性もあります。
WBSのタスク重複や漏れがプロジェクトに与える影響
WBSのタスク重複や漏れは、以下のような深刻な影響をプロジェクトに与える可能性があります：
資源の浪費：タスクが重複することで、同じ作業に複数のリソースが割り当てられ、効率が低下します。
納期の遅延：重要なタスクが漏れると、後になって作業の再調整が必要になり、全体のスケジュールに遅れが生じます。
品質の低下：タスクの漏れが品質基準に影響を与える場合、納品物が顧客の期待に応えられなくなることがあります。
チームの混乱：重複や漏れが発生すると、チーム内でのコミュニケーションが混乱し、士気が低下する恐れがあります。
これらの問題を未然に防ぐためには、WBSを正確に構築し、適切に管理することが重要です。そのために必要なステップを、以下の質問と解説を通じて詳しく見ていきましょう。
プロジェクト管理の効率をさらに高めたいあなたへ！
WBSとマイルストーンの違いを理解したら、実際のプロジェクトで使えるツールを試してみませんか？
無料でダウンロードできるテンプレートを活用して、あなたのプロジェクトをスムーズに進めましょう！
質問に答える
Q1. WBSのタスク重複はどうやって発見するのか？
Q2. 漏れはタスク抽出時に何が原因で起こるのか？
Q3. WBSを更新するタイミングはいつが適切か？
Q4. タスクの粒度をどうやって決めるのか？
Q5. ステークホルダー間でのWBS共有方法は？
これらの質問に対して林 雄一郎さんの失敗談を含めて解答します！
Q1.WBSのタスク重複はどうやって発見するのか？
失敗例
チームは、入学システムの構築プロジェクトで、テストを続けるため同じ計画を二度載せたことがありました。
これにより、金銭の重複利用とスケジュールが規定されず、クライアントとの信頼関係が崩れたことも。
改善案
・タスクをリビューするチェックリストをツールに付加
・チーム全員の入り口ミーティングを定期化
・AIのログデータ分析の実践
Q2.漏れはタスク抽出時に何が原因で起こるのか？
失敗例
初期段階での要件定義が不十分だったため、重要なタスクが抜け落ちました。
その結果、進捗が予定より大幅に遅れ、追加コストが発生しました。
改善案
・要件定義の初期段階で全タスクを洗い出すワークショップを実施
・タスク漏れチェックリストを活用
・顧客との綿密なヒアリングを実施して見落としを防ぐ
Q3.WBSを更新するタイミングはいつが適切か？
失敗例
プロジェクト中盤でスコープ変更があったにもかかわらず、WBSの更新が遅れ、スケジュールやリソース配分が混乱しました。
その結果、重要なタスクが後回しにされ、納期が遅れる事態に。
改善案
・スコープ変更が発生した時点で即座にWBSを見直す
・変更箇所をチーム全体に迅速に共有
・更新されたWBSを元に再調整ミーティングを開催
Q4.タスクの粒度をどうやって決めるのか？
失敗例
WBSのタスクが細かすぎたため、チームメンバーが全体像を把握できず、優先順位を間違えるケースがありました。
一方で、タスクが大雑把すぎた場合も、具体的な作業内容が不明瞭で作業効率が低下しました。
改善案
・タスクの粒度は「担当者が独立して完了できる範囲」を基準に設定
・タスク分割の基準を文書化し、全員で共有
・チームメンバーの意見を取り入れて最適な粒度を決定
Q5.ステークホルダー間でのWBS共有方法は？
失敗例
クライアントや外部パートナーにWBSを共有しないまま進めた結果、期待値のズレが発生し、追加修正に多くの時間を費やしました。
改善案
・初期段階でWBSのドラフトを共有し、フィードバックを得る
・プロジェクト管理ツールを活用してリアルタイムでWBSを共有
・定期的にステークホルダーと進捗確認ミーティングを実施
⭐️あなたのプロジェクトのリスクを分析してみませんか？
あなたのプロジェクトをAIがリスク分析します。まずは会員登録してください。
👉 今すぐ会員登録する成功の鍵: WBSのタスク重複や漏れを防止するための5つの秘訣
1. 明確なガイドラインを作成する
WBS作成のルールやフォーマットを事前に決めておくことで、タスク重複や漏れのリスクを大幅に削減できます。
たとえば、全チームメンバーが使用する共通テンプレートを用意することで、一貫性を保てます。
2. 定期的なレビューを実施する
WBSを作成した後、複数回のレビューを実施することで、重複や漏れを早期に発見できます。
レビューにはチーム全員が参加し、異なる視点からの意見を取り入れましょう。
3. ツールを活用する
プロジェクト管理ツール（例: Trello、Asana、Jiraなど）を活用し、タスクの可視化を行います。
AIを組み込んだツールを使うことで、重複や漏れを自動検出する機能も利用できます。
4. チーム間の連携を強化する
部門間で情報共有をスムーズにする仕組みを整えることで、タスクの重複や漏れを防ぎます。
たとえば、定期的な進捗ミーティングを設定し、情報の齟齬を防ぐことが重要です。
5. 過去のプロジェクトデータを活用する
過去の成功例や失敗例を参考にすることで、WBS作成時の注意点を学べます。
これにより、同じミスを繰り返すことを防ぎます。
学んだ手順をテンプレートで実践しましょう！
WBS作成やマイルストーン設定の手順を簡単に進めるための「無料テンプレート」をご用意しました。
会員登録後、すぐにダウンロードして使えます
まとめ
この記事では、WBSのタスク重複や漏れがプロジェクトに与える影響と、それを防ぐための方法について詳しく解説しました。
林 雄一郎さんの失敗談を交えながら、改善案や成功の秘訣を共有しました。
要点の整理
WBSの正確な作成は、資源の浪費や納期遅延を防ぐ重要なプロセスです。
タスク重複や漏れを防ぐためのポイントとして、レビュー、ツール活用、過去データの活用が挙げられます。
プロジェクト成功には、正しいWBSの構築が欠かせません。
ぜひ今回の内容を参考にして、次のプロジェクトで活用してみてください！
◾️関連サービス（無料）
初心者PM向けの実践ノウハウを今すぐチェック！プロジェクト成功のコツが詰まっています。
Коментарі